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Regolamento AIOM

Art. 1 – Soci effettivi e aggregati

La domanda di ammissione all’Associazione deve essere compilata su apposito modulo che si richiede alla Segreteria dell’Associazione e ad essa deve essere allegato il curriculum dell’aspirante

Socio attestante l’impegno professionale del richiedente nel campo dell’Oncologia Medica. La domanda deve essere supportata da due Soci effettivi, che si facciano garanti dell’attività descritta nel curriculum stesso. Le domande di ammissione verranno esaminate dal Consiglio Direttivo e, se approvate, presentate all’Assemblea per la ratifica previa esposizione dell’elenco degli aspiranti Soci. L’aspirante Socio, in attesa che la propria domanda sia ratificata dall’Assemblea degli Associati AIOM, avrà comunque diritto a ricevere tutte le informative riguardanti l’attività dell’Associazione e la User Name con la quale potrà generarsi la propria password, necessaria per accedere all’area riservata del sito AIOM. L’aspirante Socio effettivo non avrà tuttavia diritto di voto fino alla ratifica dell’Assemblea.

Art. 2 – Soci corrispondenti e onorari

La proposta viene fatta da sette Soci effettivi che la inviano alla Segreteria unitamente a documentazione appropriata. E’ compito del Consiglio Direttivo vagliare tale proposta e presentarla all’Assemblea per l’approvazione.

Art. 3 – Quota Sociale

La quota associativa annuale, il cui ammontare sarà di volta in volta stabilito dal Consiglio Direttivo, deve essere versata alla Segreteria entro la fine di giugno di ogni anno. Si considera moroso il Socio inadempiente per più di un anno da tale data, nonostante il sollecito che sarà inviato a cura del Tesoriere. Il Consiglio Direttivo può stabilire che gli specializzandi, i Soci aggregati ed i Soci iscritti contemporaneamente all’AIOM ed all’ESMO paghino una quota associativa annuale ridotta. I soci morosi per più di un anno, su insindacabile giudizio del Consiglio Direttivo potranno essere dichiarati decaduti ai sensi della lettera b)art.5 dello Statuto dell’Associazione

Art. 4 – Elezioni del Consiglio Direttivo

Le candidature per l’elezione del Presidente Eletto, del Segretario, del Tesoriere e degli otto Consiglieri devono pervenire al Segretario entro e non oltre il 30 giugno dell’anno in cui sono previste le elezioni stesse e verranno tempestivamente diffuse a tutti i Soci.

Sono ammesse le candidature solo dei Soci in regola con il pagamento della quota Sociale dell’anno in corso.

Non sono ammesse candidature a più di una carica.

I candidati avranno la possibilita’ di far conoscere agli altri Soci il proprio programma elettorale sia con l’inserimento dello stesso nel sito internet di AIOM, sia attraverso la sua diffusione via e-mail, il tutto tramite la Segreteria AIOM. Attraverso la Segreteria potranno essere diffuse a tutti i Soci osservazioni o commenti sui programmi (ogni candidato ed ogni Socio avrà a disposizione due messaggi). Il dibattito fra i candidati e/o i Soci avra’ formalmente termine il giorno che precede l’inizio delle operazioni di voto.

I candidati e i Soci potranno ovviamente intervenire nel dibattito pre-elettorale utilizzando autonomamente canali diversi da quelli precedentemente previsti.

L’elezione del Presidente, del Segretario, del Tesoriere e degli otto Consiglieri avverrà mediante voto elettronico/telematico, utilizzando un’apposita procedura informatica che garantisce la segretezza e la personalità del voto.

Costituiscono elettorato attivo tutti i Soci effettivi in regola con il pagamento della quota sociale al 30 giugno dell’anno in corso. I Soci effettivi che, in tale data, non risultino in regola con il pagamento della quota associativa, potranno comunque essere ammessi a votare ove dimostrino di aver effettuato il pagamento della quota sociale entro il termine previsto per la chiusura del seggio telematico. Tale pagamento potrà avvenire anche in sede congressuale, purché entro il termine previsto per la chiusura del seggio telematico.

Il Segretario AIOM provvederà ad informarne in tempo utile i Soci, indicando tale termine nella lettera di convocazione dell’Assemblea portante le nomine all’ordine del giorno.

Prima dell’apertura delle procedure di voto, il Consiglio Direttivo, in occasione della prima riunione utile provvederà a nominare la Commissione Elettorale, composta da un Presidente e da due altri membri, scelti tra i Soci in regola con il pagamento della quota associativa. La Commissione Elettorale potrà essere composta anche da membri del Consiglio Direttivo in carica. In ogni caso il Presidente ed i membri della Commissione Elettorale non dovranno risultare tra i candidati all’elezione medesima. La Commissione Elettorale avrà il compito di verificare la regolarità delle procedure elettive e di dirimere eventuali contestazioni o problematiche relative alle elezioni stesse (parità di voti, requisiti di eleggibilità o altro). Sarà inoltre incaricata di effettuare le operazioni di spoglio telematico.

In conformità con quanto previsto nello Statuto, l’avviso di convocazione dell’Assemblea portante all’ordine del giorno anche le nomine del Consiglio Direttivo conterrà l’indicazione di date ed orari di apertura e chiusura del seggio telematico, nonché le istruzioni sulle modalità di espressione del voto. Il seggio telematico dovrà in ogni caso chiudere entro l’inizio della suddetta Assemblea.

Per esprimere il voto per via telematica gli aventi diritto dovranno collegarsi al sito AIOM, accedere all’apposita “area riservata” inserendo le proprie credenziali di autenticazione e, quindi, esprimere le proprie preferenze con le modalità indicate nel sito.

In sede congressuale potranno essere allestite una o più postazioni di voto elettronico finalizzate a consentire agli aventi diritto, comunque non oltre l’orario di chiusura previsto per il seggio telematico, la possibilità di esprimere il voto con le medesime modalità e garanzie di cui sopra.

Il sistema informatico è progettato in modo tale da verificare preliminarmente, in automatico, che il Socio sia titolare del diritto di voto e sia in regola con il pagamento della quota associativa; in mancanza anche di uno solo di tali requisiti il Socio non è ammesso al voto.

Per ciascuna carica istituzionale, compresa quella di Consigliere, è possibile esprimere una sola preferenza.

L’identità del Socio votante sarà resa anonima dal sistema informatico e le preferenze espresse saranno criptate e trasmesse all’urna elettronica conservata presso la Società che gestisce il software per il voto telematico.

L’urna elettronica non sarà in alcun modo accessibile sino al termine delle operazioni di voto, allorché la Società che gestisce il software per il voto telematico consegnerà, personalmente ed esclusivamente al Presidente AIOM, che a sua volta provvederà a consegnarle al Presidente della Commissione Elettorale, apposite credenziali di autenticazione che consentono di decriptare e prendere visione dei risultati delle votazioni. Tali credenziali saranno generate secondo modalità che ne garantiscono la segretezza fino all’atto del loro impiego.
In ogni caso, l’apertura dell’urna elettronica dovrà avvenire durante l’Assemblea nel corso della quale è prevista la nomina del nuovo Consiglio Direttivo ed i risultati delle votazioni saranno contestualmente resi noti dal Presidente della Commissione Elettorale.

Nel caso di parità di voti fra candidati per una medesima carica, Consigliere compreso, che non ne consenta l’elezione, si procederà a ballottaggio con le procedure e modalità previsti per l’elezione del Consiglio Direttivo. La possibilità di esercitare il diritto di voto per il ballottaggio dovrà essere prevista per un periodo di durata non superiore a 15 giorni.

L’Assemblea portante le nomine all’ordine del giorno fisserà la data dell’assemblea che effettuerà lo spoglio dei voti del ballottaggio, che dovrà tenersi comunque entro i successivi 90 giorni.

I soci ammessi a tale votazione saranno gli stessi ammessi alla precedente votazione per l’elezione del Consiglio Direttivo.

Art. 5 – Rappresentanti dei Soci aggregati

E’ consentita l’elezione dei rappresentanti previsti dall’art. 9 dello Statuto per quelle discipline previste dall’art. 4 del medesimo Statuto, delle quali siano iscritti all’Associazione almeno trenta Soci.

Sarà cura del Segretario indire una riunione dei Soci aggregati di ciascuna disciplina che abbia raggiunto il numero di trenta iscritti, per l’elezione del loro rappresentante.

Il rappresentante decadrà alla scadenza naturale del Consiglio Direttivo in carica al momento della sua elezione, e non potrà essere rieletto per più di due volte consecutive.

Art. 6 – Modalità di sostituzione di Soci eletti in cariche associative in caso di dimissioni o impossibilità a continuare il mandato

In caso di dimissioni o impossibilità a continuare il mandato da parte di Soci eletti nel ruolo di membri del Consiglio Direttivo Nazionale, Tesoriere Nazionale , Segretario Nazionale e Presidente Eletto il mandato verrà completato dal Socio classificato alle elezioni nazionali nella posizione immediatamente successiva.

Nel caso in cui non vi fosse un Socio nella posizione immediatamente successiva il sostituto verrà individuato all’interno del Consiglio Direttivo dal Direttivo stesso a maggioranza.

Nel caso di rinuncia o impossibilità permanente da parte del Presidente, il mandato verrà completato con tale carica dal Presidente Eletto che a sua volta manterrà anche la sua carica. Il Presidente Eletto che sarà subentrato nella carica di Presidente oltre a completare tale mandato effettuerà regolarmente anche il successivo mandato di Presidente.

Nel caso di dimissioni o impedimento permanente anche del presidente eletto a svolgere il mandato e ad assumere la presidenza per il biennio previsto si procederà a nuove elezioni per la figura del presidente eleggendo per quella tornata il Presidente in carica ed il Presidente eletto per il biennio successivo

Nel caso di rinuncia o impossibilità permanente da parte del Coordinatore Regionale, il mandato verrà completato con tale carica dal Segretario Regionale che manterrà anche la sua carica.

Il Tesoriere Regionale, il Segretario Regionale e i membri del Consiglio Direttivo delle Sezioni Regionali verranno sostituiti dal Socio classificato alle elezioni regionali nella posizione immediatamente successiva. Nel caso in cui non vi fosse un Socio nella posizione immediatamente successiva il sostituto verrà individuato all’interno del Consiglio Direttivo Regionale dal Direttivo stesso a maggioranza.

Stessa procedura verrà adottata per il Rappresentante dei Soci aggregati.

Per quanto riguarda il Coordinatore e i membri dei Working Groups le opportune sostituzioni verranno effettuate dal Consiglio Direttivo su proposta del Presidente.

Art. 7 – Riunioni del Consiglio Direttivo

Almeno una volta all’anno le riunioni del Consiglio Direttivo saranno aperte ai Coordinatori regionali. A tali riunioni saranno invitati a partecipare anche i rappresentanti dei Soci aggregati.

Art. 8 – Congresso Nazionale

Per le ampie dimensioni raggiunte dalla riunione scientifica annuale la stessa riunione verrà effettuata sempre nelle città di Milano, Roma e Napoli e iniziando con Milano dall’anno 2009. La data e la durata della riunione scientifica, vengono decisi dal Consiglio Direttivo. I Soci sono invitati a fare proposte in merito, sia durante le Assemblee precedenti, sia direttamente al Consiglio Direttivo. Il Consiglio Direttivo istituisce un Comitato Organizzatore e un Comitato Scientifico.

Il Presidente del congresso è il Presidente AIOM in carica nell’anno in cui avrà luogo il Congresso.

Il Comitato Scientifico e il Comitato Organizzatore sono composti in parte da Membri del Direttivo ed in parte da Membri esterni.

Il Presidente del Comitato Scientifico è il Presidente dell’AIOM in carica al momento della costituzione del Comitato Scientifico .

Il Presidente del Comitato Organizzatore è il Presidente Eletto in carica al momento della costituzione del Comitato Organizzatore. Ogni Socio ha diritto di presentare una sola comunicazione, ma può essere coautore di altre comunicazioni presentate da altro Socio. Il riassunto delle comunicazioni accettate viene stampato in un volume consegnato ai partecipanti alla Riunione Scientifica.

Norme transitorie

1. Per Napoli si attende conferma dei requisiti logistici entro l’anno 2009.

Art. 9 – Riviste dell’Associazione

Il Consiglio Direttivo, sentita l’Assemblea dei Soci, stabilisce ogni 4 anni quale sia la rivista ufficiale dell’Associazione. La rivista viene inviata a tutti i Soci.

Art. 10 – Indirizzario

L’Associazione, avvalendosi dell’attività della Segreteria e nel rispetto della vigente normativa della privacy, aggiorna e diffonde periodicamente ai Soci l’indirizzario di tutti gli iscritti all’Associazione, comprendente le caratteristiche professionali generali di ciascuno.

Art. 11 – Richiesta di patrocinio scientifico

Eventuali richieste di patrocinio scientifico dovranno pervenire alla Segreteria dell’Associazione corredate di idonea documentazione, entro 30 giorni prima dell’evento per essere vagliate dal Consiglio Direttivo. Il patrocinio scientifico viene accompagnato da una valutazione mediante un sistema di crediti. In casi di documentata urgenza il Presidente o il Segretario delegato dal Presidente potrà concedere il patrocinio che verrà ratificato nella prima riunione successiva del Consiglio Direttivo. Il patrocinio non deve comportare alcun onere finanziario né alcuna obbligazione di qualsivoglia natura all’Associazione.

 

Approvato dal Consiglio Direttivo AIOM il 25 novembre 2013


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